Êîíôåðåíöèè è âûñòàâêè
Èíôîðìàöèþ ìîæíî ïîëó÷èòü è â ðåçóëüòàòå ïîñåùåíèÿ êîíôåðåíöèé è âûñòàâîê, êîòîðûå ñ÷èòàþòñÿ ýôôåêòèâíûì ñðåäñòâîì äëÿ ïîääåðæàíèÿ îðãàíèçàöèè â êóðñå ïðîèñõîäÿùèõ â îòðàñëè ñîáûòèé.  ðàâíîé ñòåïåíè ïîëåçíûìè ÿâëÿþòñÿ ëåêöèè, ïðî÷èòàííûå ýêñïåðòàìè, à òàêæå ðàçëè÷íûå êîíòàêòû. Ïîäîáíûå ìåðîïðèÿòèÿ ìîæíî âêëþ÷èòü â ñïèñîê âíåøíèõ èñòî÷íèêîâ èíôîðìàöèè.
Èíòåðíåò
Âñå áîëüøå è áîëüøå ëþäåé èñïîëüçóåò â êà÷åñòâå èñòî÷íèêà èíôîðìàöèè Èíòåðíåò, êîòîðûé èìååò òî ïðåèìóùåñòâî, ÷òî â íåì ìîæíî áûñòðî íàéòè íåîáõîäèìóþ è ñâåæóþ èíôîðìàöèþ. Ðàçëè÷íûå ïîèñêîâûå ìàøèíû îáåñïå÷èâàþò ìãíîâåííûé äîñòóï ê áàçàì äàííûõ, ðàçáðîñàííûõ ïî âñåìó ìèðó. Âåá-ñàéòû ïåðèîäè÷åñêèõ èçäàíèé, òåëå- è ðàäèîêîìïàíèé ñîäåðæàò íå òîëüêî ñàìûå ïîñëåäíèå íîâîñòè, íî òàêæå è ñâåäåíèÿ ïî ñàìûì ðàçíûì òåìàì. Ïîñëåäíèå îòñîðòèðîâàíû, ÷òî íàìíîãî îáëåã÷àåò ïîèñê íóæíîé èíôîðìàöèè. Ìíîãèå êîìïàíèè è îðãàíèçàöèè èìåþò ñîáñòâåííûå âåá-ñàéòû, çàéäÿ íà êîòîðûå ìîæíî áûñòðî íàéòè íåîáõîäèìóþ èíôîðìàöèþ î ïîòðåáèòåëÿõ, ïîñòàâùèêàõ è êîíêóðåíòàõ. Ïîëüçîâàíèå Èíòåðíåòîì òðåáóåò ñïåöèàëüíûõ íàâûêîâ, íî îâëàäåòü èìè âåñüìà íåñëîæíî.
Êàæäûé ìåíåäæåð â îðãàíèçàöèè äîëæåí ïðåæäå âñåãî ðåøèòü, êàêóþ èíôîðìàöèþ åìó íóæíî õðàíèòü è êàê.  áîëüøèíñòâå ñëó÷àåâ îäíà è òà æå èíôîðìàöèÿ õðàíèòñÿ è â êàíöåëÿðñêèõ øêàôàõ â ïèñüìåííîé ôîðìå, è â âèäå êîìïüþòåðíûõ ôàéëîâ, ïðè÷åì ìíîãèìè ëþäüìè. Ïðîñòîå óâåäîìëåíèå, îòîñëàííîå ÷åòûðåì ÷åëîâåêàì, áóäåò ñîõðàíåíî â ôàéëàõ êàê îòïðàâèòåëåì, òàê è âñåìè ÷åòûðüìÿ ïîëó÷àòåëÿìè. Áóìàãè, îòîñëàííûå â êàêîé-ëèáî êîìèòåò, ñòàíóò õðàíèòüñÿ âñåìè ÷ëåíàìè êîìèòåòà. Âìåñòå ñ òåì åäèíûé, îáùèé äîñòóï ê ôàéëàì íå òîëüêî îáëåã÷èò ðàáîòó, íî è ñýêîíîìèò ìåñòî íà êîìïüþòåðíûõ äèñêàõ. Ïðåêðàñíûì ïðèìåðîì çäåñü ìîæåò ñëóæèòü àäìèíèñòðàöèÿ îñòðîâà Ãåðíñè, ãäå â ðåçóëüòàòå ñîçäàíèÿ öåíòðàëüíîãî àðõèâà áûëè ñýêîíîìëåíû îãðîìíûå ñðåäñòâà. Òåïåðü âñÿ ïîëó÷àåìàÿ èíôîðìàöèÿ îòïðàâëÿåòñÿ â öåíòðàëüíûé àðõèâ, ãäå ñîðòèðóåòñÿ è, â ñëó÷àå íàõîæäåíèÿ àíàëîãîâ, êîïèè óäàëÿþòñÿ, ñ íóæíûõ äîêóìåíòîâ äåëàþòñÿ ìèêðîêîïèè. Òåïåðü ëþáîé ÷èíîâíèê â Ãåðíñè ìîæåò ïîëó÷èòü íóæíûé äîêóìåíò â òå÷åíèå 24 ÷àñîâ. Êðîìå òîãî, îáíàðóæèëèñü ôàéëû, ñ÷èòàâøèåñÿ íåñêîëüêî ëåò áåçâîçâðàòíî óòåðÿííûìè.
Èñïîëüçîâàíèå êîìïüþòåðîâ îáåñïå÷èâàåò ýëåêòðîííîå õðàíåíèå èíôîðìàöèè â öåíòðàëüíîì àðõèâå è áûñòðûé äîñòóï ê íåé, ÷òî ãîðàçäî óäîáíåå, ÷åì èìåòü äåëî ñ ãðóäîé áóìàãè. Îäíàêî ýòî âîçìîæíî òîëüêî â òîì ñëó÷àå, êîãäà âñå ñîòðóäíèêè îðãàíèçàöèè õîòÿò ðàáîòàòü íå ñî ñòåëëàæàìè è êàíöåëÿðñêèìè øêàôàìè, à ñ êîìïüþòåðàìè. Ðóêîâîäèòåëÿì ñëåäóåò âûðàáîòàòü ó ñâîèõ ïîä÷èíåííûõ ïîçèòèâíîå îòíîøåíèå ê êîìïüþòåðàì, èíà÷å, åñëè ñîòðóäíèêè ïîä ïðåäëîãîì, ÷òî èì òàê ëåã÷å ðàáîòàòü ñ äîêóìåíòàìè, íà÷íóò ðàñïå÷àòûâàòü ïîëó÷àåìóþ èíôîðìàöèþ, øêàôû ñíîâà îêàæóòñÿ çàâàëåííûìè áóìàãàìè. Ïðåèìóùåñòâî êîìïüþòåðíîãî õðàíåíèÿ ñîñòîèò òàêæå â òîì, ÷òî çàëîæåííàÿ òóäà èíôîðìàöèÿ, åñëè îíà ðåãóëÿðíî êîïèðóåòñÿ è àðõèâèðóåòñÿ, â îòëè÷èå îò áóìàãè, íèêîãäà íå ïîòåðÿåòñÿ. Ñ óâåëè÷åíèåì îáúåìà äèñêîâ êîìïüþòåðíîå õðàíåíèå èíôîðìàöèè äåøåâååò.  ïîñëåäíåå âðåìÿ íàáëþäàåòñÿ ñòîéêîå óìåíüøåíèå îáúåìîâ áóìàæíîé ðàáîòû. Åñëè ñîòðóäíèêè îðãàíèçàöèè äåéñòâèòåëüíî æåëàþò îñòàâèòü â ïîêîå øêàôû è ïîëíîñòüþ ïîëîæèòüñÿ íà êîìïüþòåð, ñëåäóåò íåìåäëåííî ââîäèòü êîìïüþòåðíóþ ñèñòåìó õðàíåíèÿ èíôîðìàöèè êàê áîëåå íàäåæíóþ è äåøåâóþ. Çà íåñêîëüêî ïîñëåäíèõ ëåò íåêîòîðûå êðóïíûå êîìïàíèè, â òîì ÷èñëå è ôèíàíñîâûå, ïîëíîñòüþ ïåðåøëè íà êîìïüþòåðíîå õðàíåíèå èíôîðìàöèè.
Âñå ñèñòåìû õðàíåíèÿ äàííûõ —â áèáëèîòåêàõ, â øêàôàõ èëè â êîìïüþòåðàõ — îáëàäàþò îäíèìè è òåìè æå õàðàêòåðèñòèêàìè. Êàæäàÿ ñèñòåìà ïðåäëàãàåò ðàñïîëîæåíèå êàòåãîðèé ïî íèñõîäÿùåé, îò îáùåãî ê ÷àñòíîìó, äî óêàçàíèÿ êîíêðåòíîé òåìû.
×åì áîëüøå êîëè÷åñòâî ëþäåé, ïîëüçóþùèõñÿ äàííîé ñèñòåìîé, òåì áîëåå îáùåïðèíÿòîé îíà ñòàíîâèòñÿ. Òàê, ñèñòåìà ISBN, ñîçäàííàÿ äëÿ êëàññèôèêàöèè êíèã, èñïîëüçóåòñÿ òåïåðü è áèáëèîòåêàìè, è êíèæíûìè ìàãàçèíàìè, è èçäàòåëÿìè ïî âñåìó ìèðó, õîòÿ êàæäàÿ áèáëèîòåêà ìîæåò äîïîëíèòü åå ñâîåé ñîáñòâåííîé ñèñòåìîé ðåãèñòðàöèè.
Ïîñêîëüêó öåëü ëþáîé ñèñòåìû õðàíåíèÿ äàííûõ ñîñòîèò â òîì, ÷òîáû ïðè íåîáõîäèìîñòè ïîëó÷èòü èõ êàê ìîæíî áûñòðåå, îíà äîëæíà áûòü ñîñòàâëåíà òàê, ÷òîáû ñòàòü ìàêñèìàëüíî óäîáíîé äëÿ ïîëüçîâàòåëÿ. Îáû÷íî îíà õàðàêòåðèçóåòñÿ íàëè÷èåì îñíîâíûõ è ìíîæåñòâà äîïîëíèòåëüíûõ êàòåãîðèé. Ïðè ñîñòàâëåíèè ñèñòåìû õðàíåíèÿ è ïîëó÷åíèÿ äàííûõ íåîáõîäèìî ïîëüçîâàòüñÿ ïðîñòîé ìåòîäèêîé ìíîãîóðîâíåâîãî ââåäåíèÿ ïîäêàòåãîðèé è àðõèâàöèè äàííûõ.  îðãàíèçàöèÿõ, ãäå òàêèå ñèñòåìû óæå èñïîëüçóþòñÿ, â êîíöå êàæäîãî ãîäà âñå ñòàðûå ôàéëû ïðîñòî àðõèâèðóþòñÿ è îòêðûâàþòñÿ íîâûå ôàéëû. Äàííàÿ ìåòîäèêà íåîáû÷àéíî ïðîñòà, íå òðåáóåò áîëüøèõ çàòðàò, íî èìååò îäèí íåäîñòàòîê — â íåé õðàíÿòñÿ ñòàðûå ôàéëû, êîòîðûå, íå èñêëþ÷åíî, íèêîãäà íèêîìó íå ïîíàäîáÿòñÿ. Êàê â êîìïüþòåðíîé, òàê è â «áóìàæíîé» ñèñòåìàõ õðàíåíèÿ è ïîëó÷åíèÿ äàííûõ ïîëåçíî óêàçûâàòü «ñðîê æèçíè» èíôîðìàöèè, òîãäà ïàïêó èëè ôàéë ìîæíî ïðîñòî âûáðàñûâàòü. Âî ìíîãèõ îðãàíèçàöèÿõ ýòî ñòàëî îáû÷íîé îïåðàöèåé, êîòîðóþ ïîðó÷àþò ìëàäøåìó ïåðñîíàëó.
Òàì, ãäå õðàíÿòñÿ î÷åíü áîëüøèå îáúåìû èíôîðìàöèè, ÷àñòü åå íåèçáåæíî áóäåò òåðÿòüñÿ, è ÷àùå èç-çà òîãî, ÷òî êàêîé-òî äîêóìåíò íå òóäà ïîëîæèëè èëè, åñëè ðå÷ü èäåò î êîìïüþòåðíîì õðàíåíèè, íå â òó êàòåãîðèþ ââåëè. Îäíàêî íà êîìïüþòåðå íàéòè èíôîðìàöèþ ëåã÷å, ÷åì â øêàôó, ïîñêîëüêó ñóùåñòâóåò ìíîæåñòâî î÷åíü õèòðûõ ëîãè÷åñêèõ ïðîãðàìì ïîèñêà, ïîçâîëÿþùèõ â êà÷åñòâå åãî êðèòåðèåâ ââåñòè êëþ÷åâûå ñëîâà—îäíî èëè ñðàçó íåñêîëüêî.  ýòîì òàêæå çàêëþ÷àåòñÿ ïðåèìóùåñòâî õðàíåíèÿ èíôîðìàöèè â êîìïüþòåðå.
È ïîñëåäíåå çàìå÷àíèå: ëó÷øàÿ èíôîðìàöèÿ—òà, êîòîðóþ ëåãêî óâèäåòü. Ñîãëàñèòåñü, ÷òî ãðóäà îáðàáîòàííîãî ìàòåðèàëà, ñòåêëÿííàÿ êîëáà ñ äåôåêòíûìè äåòàëÿìè è ïóñòàÿ «êîðçèíà» â êîìïüþòåðå ïðåäñòàâëÿþò èíôîðìàöèþ çðèìóþ è ïîýòîìó áîëåå ïîëåçíóþ, ÷åì ïðîñòî îò÷åò î ïðîäåëàííîé ðàáîòå.
|